ETİK ANLAYIŞI PROSEDÜRÜ

SolarAPEX tarafından çalışanlar arasında adalet ve saygıyı ihtiva eden bir kültür yaratmak ve bu yaklaşımın Çalışanlar arasındaki etkileşimde ve/veya eylemlerimizin etkilediği alanlarda yönetimin her aşamasına yansıması hedeflenmektedir. SolarAPEX bünyesinde Şirket vizyonu ve misyonu benimsenerek belirlenen hedefler doğrultusunda aile bilinciyle çalışılır. İnsana saygı, çevreye saygı, yapılan işe saygı prensipleri her kademedeki çalışan için vazgeçilmezdir. Doğruluk, dürüstlük, şeffaflık, eşitlik erdemlerinden hiçbir şart altında ödün verilmez. Tüm Çalışanlar yaptıkları işte en üstün kaliteyi hedefler ve Şirket menfaatlerine uygun hareket eder. Profesyonel hayatlarında attıkları her adımın Şirket’i temsil ettiğini unutmaz ve Şirket itibarına zarar verebilecek hareket ve demeçlerden kaçınırlar.
1. Şirket Kaynaklarının Kullanımı
Şirket kaynaklarının hırsızlığa, savurgan kullanıma veya şahsi menfaatler ve kişisel amaçlı kullanımlara karşı korunması Şirket çalışanlarının, Şirket içinde bu amaçlara yönelik özel kurulmuş birimlerin ve emniyet birimlerinin etkileşimli çalışmalarıyla sağlanmaktadır.
Şirket kaynaklarının verimli kullanımını sağlamak için, her çalışanın yapması gerekenler (sadece bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla) şunlardır;
• Şirket kaynaklarının savurgan kullanımını, çalınması ve kişisel amaçlarda kullanımını önlemek için elinden geleni yapmak,
• Haberleşme ve iletişim imkanlarını (telefon, internet bağlantısı, e-mail vs.) sadece Şirket işlerine ilişkin amaçlar için kullanmak,
• Türkiye Cumhuriyeti mevzuatı uyarınca ve Şirket içerisinde yürürlükte olan ticari sır normatifleri çerçevesinde tüm elektronik programları, verileri, iletişim bilgilerini ve yazılı belgeleri üçüncü şahısların erişimine karşı korumak,
• Şirket kaynaklarını, çalışanlarını ve varlıklarını mevzuata uygun olarak kullanmak.
• Şirket, çalışanların bazı durumlarda elektronik iletişim imkanlarını, ofis ekipmanlarını ve verilmiş makam araçlarını Şirket işlerine ilişkin amaçlar dışında kullanmak zorunda olabilme ihtimalini de göz ardı etmez.

SolarAPEX Türkiye Cumhuriyeti mevzuatı uyarınca yukarıda sayılanlara ilişkin aykırı davranışlardan dolayı Şirketin uğradığı zararların tazminini çalışandan talep etme hakkına sahiptir.
2. Temsil Masrafları
Temsil masrafları müşteriler ve iş toplantıları için kullanılır. Temsil masrafları sadece ilgili olduğu alanlarda kullanılır ve harcama alanları arasında geçiş yapılamaz.
Fatura alınmayan harcama için başka bir yerden fatura temin edilmez. Gerekli durumlarda ise kanunlara uygun şekilde gider pusulası düzenlenir ve harcamaların farklı fatura alınması suretiyle gizlenmesi yoluna gidilmez.
Yöneticiler ekip ruhu yaratmak, ödüllendirmek, motivasyonu yükseltmek ve benzeri nedenlerle çalışanlarına hediye alabilir, yemeğe, tiyatroya, konsere ve benzeri yerlere götürebilir. Bu etkinlikleri gerçekleştirilmesinde çalışanlar arasında ayrım gözetilmez.
3. Zaman Yönetimi
Zaman, SolarAPEX’ in en önemli kaynaklarından biridir. Şirket çalışanlarının mesai saatlerini verimli kullanması ve iş saatleri içinde özel işlerine zaman ayırmaması esastır. Yöneticiler, çalışanlarını şahsi işleri için görevlendirilemez. Toplantılara ayrılan zamanın etkinliğini sağlamak toplantıyı düzenleyenin sorumluluğunda olup, tüm katılımcıların toplantıya hazırlanarak gelmesi esastır. Toplantı için ayrılmış zamanın başlangıç ve bitiş saatlerine tüm katılımcılar uyar.
Çalışma saatleri içinde özel ziyaretçi kabul edilmemesi, özel ve istisnai hallerde, çalışanların dışardan gelecek ziyaretçilerle yapılacak görüşmelerinin 10-15 dakikayı geçmemesi esastır.
4. İlişkiler
4.1 Tedarikçilerle İlişkiler
Tedarikçilerle ilişkilerde aşağıdaki hususlar dikkate alınır. SolarAPEX çalışanları her durum ve koşulda, faaliyetlerini etik ve dürüst bir şekilde yürütür, insan haklarının desteklenmesi ve korunmasını hedefleyen insan hakları ilkelerine uyar, çevreyi korur, içinde bulunduğu topluma katkı sağlar. Tüm çalışanlarımız Şirket tedarikçileri ile ilişkilerimizi düzenleyen Tedarikçi Etik İlke ve Kurallarına uygun hareket eder.
4.2 Müşterilerle İlişkiler
SolarAPEX te müşteri memnuniyeti esaslı müşteri odaklılık uygulanır. Müşterilerin ihtiyaç ve taleplerini ön planda tutup; müşteri şikâyet ve taleplerini en kısa zamanda, en doğru şekilde cevap veren bir anlayışla çalışırız. Şirket lehine bile olsa, müşteri zaaflarından yararlanılamaz ve müşteriye eksik ya da yanlış bilgi verilerek kâr amacı güdülemez.

Müşteri şikâyetleri derhal kaydedilerek Satın Alma Mühendisine yönlendirilir. Müşteri şikâyetlerinin üst yönetime raporlaması şeffaflık esasları dahilinde ilgili birimler tarafından titizlikle yerine getirilir.
Çalışanlar Şirket müşterisiyle özel iş ilişkisine giremez, borç para alamaz ve müşteriye ödünç para verilemez.
Müşteriden değerinin çok altında ya da hiç bedel ödenmeksizin mal ya da hizmet satın alınması çıkar temini olarak değerlendirilir ve iş sözleşmesinin feshine kadar giden disiplin cezasını gerektirir.
4.3 Medya ile İlişkiler
Herhangi bir medya kuruluşuna demeç vermek, mülakat yapmak, seminer, konferans ve benzeri yerlere konuşmacı olarak katılmak ve karşılığında ücret alınıp alınmayacağını belirlemek Genel Müdürümüzün onayına bağlıdır. Hiçbir şekilde bu faaliyetlerden kişisel kazanç elde edilemez.
4.4 Kamu Otoriteleri ile İlişkiler
Kamu otoriteleri ile ilişkiler yaSolar ve şirket politika/prosedürleri çerçevesinde yürütülür. Resmi makamlar tarafından istenen bilgiler için yazılı kayıt yaratılarak Genel Müdür bilgilendirilir. Doğru olarak ve tam zamanında ilgililere bilgi verilir.
5. Şirkete Karşı Yükümlülükler
5.1 Hediye, Davet, Yardım ve Bağış Kabulü
5.1.1 Hediye Kabulü
Müşterilerden, tedarikçilerden ve danışmanlardan hediye istenemez, bu hususta imada bulunulamaz, şirketi ve alanı yükümlülük altına sokacak hiçbir hediye, para, çek, mülk, bedava tatil, özel indirim gibi çıkar sağlayan menfaatler kabul edilemez.
5.1.2 Davet Kabulü
Davete katılan personelin kararlarını etkilemeyen, şirket politika ve çıkarlarına ters düşmeyen ve üçüncü kişilerce yapılan yemek, iş toplantıları ve sosyal aktivite davetleri, Genel Müdürün onayı alınmak kaydıyla kabul edilebilir.

5.1.3 Yardım ve Bağış Kabulü
Şirket ile herhangi bir şekilde hesap ilişkisi olan hiçbir kişi ve kuruluştan yardım ve bağış kabul edilemez. Teklif edilen bağış ve yardımlar, her durumda Genel Müdür ile paylaşılır.

6. Çıkar Çatışması Yaratacak Faaliyetlerde Bulunmamak
Çıkar çatışması; Şirket çıkarları ile kişisel çıkarlar ve müşteriler arası çıkarlar arasındaki ters yönlü ilişkidir. Kişisel çıkarlar Şirket çıkarlarının üstünde tutulamaz. Şirket içindeki pozisyon, Şirket malı, hizmet bilgisi kişisel çıkarlar için kullanılamaz.
Çıkar çatışması söz konusu olduğunda veya herhangi bir konuda çıkar çatışması olup olmadığı hususunda tereddüt bulunduğunda, durum Genel Müdür ile paylaşılır.
Çalışanlarımızın kendi özel ihtiyaçları için Şirketin aldığı fiyat ve şartlardan daha iyi fiyat ve şart ile veya kendi ihtiyaçlarını aşıp ticari boyutlara varacak şekilde tedarikçilerimizden bedeli karşılığı hizmet ve malzeme satın almaları uygun değildir.
Eski Şirket mensuplarının doğrudan/dolaylı olarak ortağı veya çalışanı olduğu Şirketler tarafından verilen tekliflerde ve bu Şirketler ile yapılan her türlü işlerde bu durum açık bir şekilde belirtilir ve Genel Müdürün onayı alınır.
Tedarikçi Şirketlerde ve müşterilerde çalışan aile bireyleri, yakın akraba olması durumunda bu ilişkilerin bir çıkar çatışması yaratmasına izin verilmez. Bu tür durumlarda ticari bir ilişki kurulması öncesinde Genel Müdür onayı alınır.
Satın alma kararı verme yetkisi olan çalışanlar; aile bireylerinin, yakın akraba veya arkadaşlarının doğrudan veya dolaylı olarak ortağı olduğu Şirketler tarafından verilen tekliflerde satın alma kararı vermezler. Bu durumun değerlendirmelerde açık olarak belirtilmesi, Şirket menfaatine olması ve Genel Müdürün bu konuda bilgilendirilmesi şartı ve onayı ile satın alma kararı verilebilir.
Müşteriler ve tedarikçilerle yaptıkları iş gereği iletişim içinde olan çalışanlarımız dışında, diğer çalışanların bu kişilerle yakın ilişki içinde olması uygun değildir.

SolarAPEX çalışanları,

• Müşterilerden herhangi bir özel menfaat sağlayamaz, müşteriler arasında aracılık ilişkisi kurarak menfaat aktarımı yapamaz.
• Müşteriler arasında çıkar çatışması söz konusu olduğunda, tüm müşterilere eşit ve adil davranır.
• Görevlerini tarafsız olarak yapmak amacıyla gayret gösterir.
Çıkar çatışmalarının önlenmesini teminen personel, aşağıdaki kurallara uymakla yükümlüdür.
• Müşterilere kefil olmamak ve onların kefaletlerini kabul etmemek,
• Müşterilerle borç-alacak ilişkisi vb. mesleki teamüllerle bağdaşmayan ilişkilere girmemek,
• Tamamen veya kısmen masrafı müşteriler tarafından ödenen davet veya yurtiçi/yurtdışı seyahatlere, bir Kurucu Ortağın bilgi ve izni olan haller dışında katılmamak,
• Müşterilerden, kendileri için yükümlülük doğurabilecek mahiyet ve değerde teamül dışı hediye kabul etmemek,
• Mevcut veya potansiyel müşterilere aşırı pahalı hediyeler vermemek ve mevkiini kullanarak müşterinin iş alanından, maksadını aşan, normal uygulamaların dışına çıkan avantajlar (örneğin; özel indirimli alışveriş imkânı) sağlamamak.
7. Diğer Kurallar
Tüm çalışanlarımız,

• Markanın korunması,
• Mesleki gizlilik ilkesine uymak,
• İşinin gerektirdiği çalışan, müşteri, tedarikçi ve diğer iş ortaklarına ait kişisel verileri korumak,
• Görevlerini dürüst şekilde yerine getirmek,
• Şirket varlıklarının titizlikle korunmasını sağlamak,
• Yasal düzenleme ve Şirket tarafından yayınlanan tüm politika ve düzenlemelere
Uymak
ile yükümlüdür.
Çalışanlar, üst konumdaki amirlerince verilen talimatları yerine getirmekle yükümlüdür. Ancak, herhangi bir personel, alınan talimatın yasal düzenleme ve/veya Şirket tarafından yayınlanan tüm politika ve düzenlemelere etik kurallarına veya bu kuralların uygulama tarzına aykırı olduğuna inandığı takdirde, bu durumu Genel Müdüre ve/veya etik ilkeler konusunda belirtilen Satış ve Satın Alma Genel Müdür Yardımcısı nün e-posta adresine mesaj yolu ile bildirmelidir. Böyle bir hareket, herhangi bir sebeple bildirimde bulunan personeli suçlayan konumuna düşürmez.

7.1 Markanın Korunması
SolarAPEX markası, tüm faaliyetlerimizde güç aldığımız en önemli değerimizdir. Markamızın güçlü itibarını pazarlama ve iletişim ilkelerimiz doğrultusunda tutarlı bir şekilde korumak ve yükseltmek öncelikli hedefimizdir. Çalışanlarımız görevlerini markamızın korunması ve yükseltilmesi ilkeleri ile gerçekleştirmekle yükümlüdürler.
Kişisel sosyal medya hesaplarının herkesin özel alanları olduğunu biliyor ve paylaşım tercihlerine saygı duyuyoruz. Bununla birlikte sosyal medya hesaplarının Şirket uzantılı e-postaların dışında kişisel e- postalarla yapılmasını; çalışanlarımızın sosyal medya kullanımlarında anlaşmazlık, belirsizliklere yol açacak veya Şirketi temsil eden içerikleri paylaşmaktan kaçınmalarını; gizlilik kurallarını ihlal edecek bilgi ve fotoğraf paylaşımında bulunmamalarını bekleriz.
7.2 Mesleki Gizlilik
Çalışanlarımız, Şirketin faaliyet ve işlemleriyle ilgili her türlü bilgiyi kanunlarda açıkça sayılan yasal makamlar ve yetkili Şirket çalışanları dışında kimseye açıklamama yükümlülüğü altındadır.
Şirket içi faaliyetlerde, görevlerinin ifası sırasında, gizli ve/veya ilk elden edinilen ve kamuya açıklanmamış bir Şirket bilgisine vakıf olan çalışanlarımız, öğrendikleri gizli bilgileri o bilgileri öğrenmesi gerekenler dışındaki kişilere aktaramaz.
“Gizli bilgiler”, çalışanlarımızın görevleri dolayısıyla yazılı veya sözlü olarak veya elektronik ortam üzerinden öğrendikleri, eski, mevcut veya ileride edinilebilecek her türlü Şirket bilgilerini kapsamaktadır.
Çalışanlar, görevleri gereği bilgi sahibi oldukları gizli bilgileri, sadece Şirket politikaları ve düzenlemeleri çerçevesinde gizli bilgileri öğrenmesi zorunlu bulunan diğer Şirket çalışanlarına açıklayabilirler; üçüncü şahıslara açıklama yapamazlar. Şirketimize ait sırların, bu konuda kanunen açıkça yetkili kılınan mercilerden başkasına açıklanması etik ilkelerimizin ihlal edilmesi olarak değerlendirilir.
Şirket için hazırlanan ve Şirkete ait analizler, planlar ve elde edilen her türlü halka açıklanmamış veya açıklanmış bilgi ile Şirketin mali verileri, ürettiği hizmetler, kapasite raporları, bilgisayar yazılımları, giderler, iş planları, müşteri, tedarikçi isimleri, çalışma ve pazarlama yöntemleri, duyuru, yönetmelik talimatname şeklindeki iç düzenleme belgelerinin ve bilgilerinin mülkiyeti Şirkete aittir. Bu bilgiler ilgili olmayan kişilere açıklanamaz.

7.3 Gizli Bilgilerin Korunması
Şirkete ait bilgilerin gizliliğinin sağlanması, saklanması, açığa çıkmaması için gerekli önlemler alınır.
Her akşam maSolar toplanır ve varsa gizli belgeler kilitlenir, anahtarlar emin bir yerde saklanır.
Şifreler ve kullanıcı kodları gizli tutulur, kimseye açıklanmaz.
İş ve yasal yükümlülük bildirimleri dışında hiçbir bilgi disket ve benzeri araçlara kopyalanmaz.
Şirket çalışanı olmayan kişilerin Şirket bilgi ağına erişimine ya da Şirket bilgisayarlarında işlem yapmasına izin verilmez.
7.4 Çalışanların Yasal Haklarının Uygulanması
Şirket, yaSolardan kaynaklanan işçilik haklarını, insan haklarının ayrılmaz bir parçası olarak kabul etmektedir. Şirket, çalışanların tüm yasal haklarına, başarılı sonuçlara ulaştığında onurlandırma haklarına uygun olarak faaliyetler yürütmekte, ayrımcılığa, zorla çalıştırmaya ve mobbinge karşı durmakta ve Şirketin geliştirilmesi adına verilen kararlarda çalışanların katılımını desteklemektedir.
Şirket, çalışanlar için eğitim ve mesleki gelişim, sosyal paketler, motivasyon yöntemleri, çalışma ve dinlenme koşulları içeren personel geliştirme programları uygulamaktadır.
SolarAPEX personel bağlılığını güçlendiren, disiplini, verimliliği artıran uygulamaları ve ekip içerisindeki çalışma geleneklerini desteklemektedir.
7.5 Şirket İçi Kurum Kültürü
7.5.1 Şirket İçi Kişisel İlişkiler
Tüm çalışanlar saygı ve anlayış ortamı içinde çalışma hakkına sahiptir. Şirket çalışanları arasındaki ilişkiler karşılıklı saygı, üst-ast ilişkileri bağlamında itaat ve bağlılık esaslarına dayalı olmalıdır. Çalışanlar arasındaki diyalog, karşıdaki kişinin onur ve haysiyetini kırmayacak şekilde olmalıdır.
7.5.2 Şirketin İş İlişkisinde Bulunduğu Firmalarla İlişkileri
Şirket çalışanları başka firmalarla olan ilişkilerinde maksimum objektifliği ve tarafsızlığı korumak zorundadırlar ve bu ilişkileri adalet, karşılıklı saygı, ahlaki davranış kuralları ve Türkiye Cumhuriyeti mevzuatı ilkeleri çerçevesinde yürütmek için her türlü çabayı göstermelidirler.

Şirket çalışanları, Şirket üzerinden veya Şirketin ilişkisi olan başka şirketlerin üzerinden kişisel menfaat sağlamak için herhangi bir bilgiyi saklayamaz, değiştiremez veya kötüye kullanamaz.
8. Yasal ve Şirket Politika ve Düzenlemelerine Uyma
SolarAPEX çalışanlarının birinci önceliği yasal düzenleme ve Şirket politikaları ve düzenlemelere uymak ve risk doğurabilecek olaylardan kaçınmaktır. Çalışanlarımız görevini asla kötüye kullanmaz, kötüye kullanılmasına izin vermez. Görevi kötüye kullanma; kişinin yetki ve sorumluluğunu kendi çıkarına kullanması ve dolayısıyla Şirkete ve iş ortaklarımıza zarar vermesidir.
Şirket çalışanları hırsızlık, sahtecilik, yankesicilik gibi yüz kızartıcı suçlara doğrudan veya dolaylı olarak katılamaz, başkalarının yapmasına göz yummaz.
Tüm Şirket çalışanları, etik kurallarımıza aykırı davranışlara tanık olmaları halinde, durumu bir üst yöneticisine ve/veya Satış ve Satın Alma Genel Müdür Yardımcısı e-posta adresine mesaj yolu ile bildirmelidir.
9. Etik Kuralların Uygulanması
SolarAPEX etik davranış kurallarını ve uygulama esaslarını ihlal edenler, iş sözleşmelerinin feshine kadar varabilecek disiplin yaptırımları ile karşı karşıya kalabileceklerdir.
Tüm çalışanlarımız etik davranış kuralları benimsemeli, bu kurallara aykırı harekette bulunmamalıdır. Yürütülen tüm faaliyetlerde ve alınan kararlarda, SolarAPEX etik davranış kurallarına uygunluk sorgulanmalıdır. Etik davranış kurallarına uyum konusunda tereddüt yaşanması durumunda, aşağıda belirtilen iletişim kanallarına başvurulmalıdır. Başvurularda gizlilik esastır.